Cómo gestionar el tiempo que dedicas a tus tareas con Toggl

Yúbal Fernández

Vamos a explicartecómo utilizar la herramienta Toggl Track para gestionar tu tiempoy cuánto empleas en realizar cada una de tus tareas. Se trata de una web en la que puedes contabilizar el tiempo que pasas haciendo cada tarea. Se trata de un método bastante manual, porque es como si te ofreciera cronómetros para ir marcando el tiempo que tardas en hacer cada cosa.

Vamos a empezar explicándote de forma sencilla los conceptos básicos del funcionamiento de esta herramienta, para que te hagas una idea de lo que puede ofrecerte. Y luego, pasaremos aexplicarte paso a paso cómo usarlapara ir registrando tus actividades, hasta terminar mencionando sus integraciones para poder sacarle más partido todavía.

Cómo funciona Toggl Track

Toggl Track es un servicio del portal de herramientas para equipos Toggl, con el que tú mismo puedes ir gestionando y visualizando el tiempo que tardas en realizar las tareas frente al ordenador. Esto lo hace ofreciéndoteuna especie de cronómetro para tareasque tú activas cuando empiezas a trabajar en algo y desactivas cuando terminas, y luego si tienes que seguir con ella puedes volver a activarlo para ver tanto el tiempo que inviertes en cada sesión como el total.

Pero evidentemente, el quid de la cuestión es poder gestionar diferentes tareas y proyectos. Por eso, Togglte permite crear diferentes proyectospara poder saber cuánto tiempo pasas en cada uno de ellos, incluyendo incluso un sistema de tags para poder organizarte lo mejor posible.

De esta manera, puede crear diferentes proyectos en los que vayas a trabajar. Es bastante flexible, y puedes crear muchos de ellos. Entonces, podrásempezar a contar el tiempo en uno de ellos, y cuando acabes tu tarea diaria con él puedes parar, y empezar a contabilizar el tiempo con el siguiente proyecto al que pases.

Y luego están las estadísticas.A cada proyecto le vas a poder dar un color diferente, y tendrás una página de estadísticas en al que vas a poder ver cuánto trabajas cada día en cada uno de los proyectos, y también cuánto tiempo empleas en total. Además,dentro de cada proyecto vas a poder crear diferentes tareasentre las que elegir.

Además del código de colores para ver la proporción de los proyectos a los que le dedicas más tiempo, Toggl tambiénregistra los tiempos exactos que ha cronometrado. Gracias a esto, tienes una tabla de estadísticas en la que puedes saber cuánto tiempo has estado en cada sesión trabajando en cada uno de los proyectos.

Por último, hay que decir que Toggl te va a permitir crear cuentas gratuitas, pero también tiene una modalidad de pago con todavía más opciones. Sin embargo, esas de las que te hemos hablado en esta pequeña introducción están todas disponibles en la modalidad gratis.

Cómo utilizar Toggl Track

Para usar este servicio, lo primero que tienes que hacer es entrar ensu web oficialy crearte una cuenta. Cuando inicies sesión y entres, en la parte superior tienes una barra donde encontrarás las tres claves para generar una tarea y cronometrarla. Porquees en la barra superior donde tienes que activar que estás haciendo una tarea, y para ello tienes los tres elementos que te hemos marcado:

Como ves, también hay un símbolo de dólar. Esta es una función de pago, y sirve para asignarle un precio al proyecto en el que trabajas para luego poder saber cuánto cobrar dependiendo del tiempo que te haya llevado realizarlo.

Por lo tanto, para utilizar esta herramienta lo primero que debes hacer es crear tu primer proyecto. Cuandopulses en el botón deCreate a project, se te abrirá una ventana en la que hacerlo. Puedes ponerle un nombre y asignarle un color. Debajo, puedes poner si es un proyecto, y asignarle una cuenta. Cuando lo tengas, pulsa en el botónCreate projectpara confirmar.

Luego, ya puedes completar la tarea que quieres realizar. Arriba del todo,ponle un nombre a la tarea y asígnale un proyecto. Cuando lo hagas, podrás ponerle algunos tags o crear otras etiquetas, y luegopulsa en el botón de reproducciónpara empezar a contar el tiempo que empleas haciéndolo. Luego, mantén la pestaña abierta, y cuando dejes de realizar la tarea detén el cronómetro.

Más allá del tracking y registro de actividades, cuando en la columna de la izquierda pulsas sobre el reloj podrás ver las estadísticas del tiempo que has empleado en cada proyecto, así comoinformación sobre la duración totalteniendo en cuenta las diferentes sesiones que hayas realizado.

Cuando estás en esta lista de estadísticas, puedespasar el ratón por encima de una de las tareas para ver la opción de reanudarlacuando no tengas ninguna activa. Esto te ayudará a no tener que ir creando nuevas tareas cada vez.

Luego tambiéntienes la página deReports, que aparece a la izquierda con el icono de un folio. Aquí, podrás ver los informes de cuánto tiempo le has ido dedicando cada día, y un gráfico con la proporción en la que has trabajado en cada uno de los proyectos.

En esta columna de la izquierda también puedes ver las estadísticas de tus diferentes proyectos, de los grupos de trabajo y de las etiquetas. Sólo tienes que ir pulsando sobre las diferentes opciones para ir viendo los datos. Siéntete libre de ir explorando todas las estadísticas.

Toggl en tu PC y otras integraciones

Pero Toggl sirve para mucho más. Por ejemplo,puedes instalar su cliente oficial en el PCdescargándolo desdeeste enlace, donde tienes sus versiones para Windows, macOS y GNU/Linux. Con este cliente, podrás iniciar el tracking de tus actividades sin depender de la web, y tiene recordatorios para que cuando no estés haciendo seguimiento de nada te recuerde que quizá deberías hacerlo. Todo ello se sincroniza con la web y sus estadísticas.

La aplicación de PC también te va a permitir activar el grabado de tu actividad. Lo que hace esto escontabilizar automáticamente el tiempo que pasas en las diferentes aplicaciones o pestañas de navegador. Así, además de tus actividades explícitas podrás saber dónde has estado perdiendo el tiempo en el caso de que no te salgan las cuentas.

Toggl tambiénpermite integrarse con otras aplicaciones externas, a través de plataformas comoZapieroIFTTT. Por ejemplo, puedes integrarlo con Google Calendar para sincronizar tus eventos, o con OneNote para añadir notas con la información de tus actividades. Esto te permitirá tener mucha más libertad a la hora de utilizar la herramienta.