Cómo hacer el onboarding de los nuevos trabajadores en remoto: lo que dicen los expertos

Arantxa Herranz

Empatía. Personalización. Comunicación. Hacer algo estimulante y atractivo. Las claves para que lallegada de un nuevo trabajador en tiempos de pandemiasea un éxito poco tienen que ver con herramientas concretas.

Éstas son algunas de las claves que hay que seguir para incorporar a nuevos empleados y hacerlo de forma remota o híbrida tiene, según los expertos en Recursos Humanos (RRHH) con los que hemos hablado.

La personalización del proceso

Alejandro Friebenes el director de Recursos Humanos de Oracle en nuestro país. Todos los empleados de la corporación están teletrabajando el 100% del tiempo. Aunque reconoce quela incorporación de las nuevas personas durante este último año está siendo más fría, mantiene que el proceso en sí no ha cambiado, salvo que ahora es virtual.

“La clave es la personalización del proceso, sobre todo delonboarding”, detalla. Cree quees clave que haya una cercanía mayor de la habitual, con mucha preparación previa a ese día. “Hay que pedir, tanto a la persona que se incorpora como a toda la empresa, que haya comprensión porque las cosas pueden no ir como se esperaba, como la llegada del portátil”, detalla.

Fireben recomienda que todos los procedimientos estén estandarizados y sean accesibles para que el empleado tenga todas las herramientas (hardware, software, conocimientos y contactos) necesarias para empezar a operar con autonomía. “Hay que facilitar cualquier tipo de relaciones humanas, aunque sean virtuales, para evitar aislamiento”, añade.

Fireben explica que el proceso tiene tres fases: la previa a la incorporación, el día D y las dos o tres semanas posteriores a la llegada del nuevo empleado. En la primera, el departamento de RRH prepara un mail para que el responsable directo del nuevo empleado sepa todo lo que tiene que hacer antes de la llegada de la nueva persona (pedir portátil, cuenta de correo electrónico…). Tambiéndebe designar a un referente para el nuevo empleado. “Será quien ayude a la nueva incorporación a saber moverse en nuestra compañía. Es el amigo que te ayuda a manejar las herramientas, cómo moverte, saber qué hacer, quién es quién dentro de la compañía… Es la segunda persona, después del manager, más importante”.

El día de la incorporación se deben hacer reuniones con el manager, con esta persona que le servirá de guía, con el departamento de tecnología y con RRHH. “Depende de la posición, perosolemos preparar una agenda para que la persona sepa qué hacer los 10-15 primeros díasen la compañía”, detalla.

En la tercera fase, el departamento de RRHH “intentamos mantener cierto contacto con cierta frecuencia para evitar soledad o aislamiento”. Además, pasados unos meses, “le preguntamos tanto a la nueva incorporación como a su manager qué le ha parecido elonboarding, para corregir posibles errores”.

Solo hay una primera impresión

Ana Gaitánes la responsable de Bienvenida del Grupo Adecco. Defiende que solo hay una primera impresión, por lo quela incorporación debe ser atractiva y estimulante, “sobre todo ahora que no hay contacto”. Desde el año pasado, Adecco tiene toda su formación digitalizada, lo que permite hacer que las incorporaciones sean más personalizadas. “Podemos juntar pequeños grupos y dar más flexibilidad” a la hora de que las nuevas incorporaciones sepan todo lo relativo a la compañía a la que se incorporan.

Gaitán también explica que para hacer unonboardingen estos tiempos es fundamental estar más en contacto con la persona y mantener cercanía, aunque sea en formato digital. “Continuamente tiene llamadas de RRHH, del superior,hacemos seguimiento y un acompañamiento digital, incluso creando equipos burbujas”, detalla.

Adecco, además, tiene unmanual con lo que el manager debe hacer cuando se incorpora alguien a su equipodurante su primer año. También la persona incorporada recibe también una guía explicativa para estos 12 primeros meses.

Así, la nueva incorporación recibe una llamada de RRHH previa a su llegada, donde se le explican quiénes le van a recibir. “Siempre es el superior, de forma virtual, mejor que solo llamada. Los superiorescalendarizan reuniones con el equipoy toda la primera semana mantienen estos encuentros”, detalla. Al final de la primera semana tienen formación y contacto con RRHH sobre qué es Adecco, qué se espera de ellos, sus beneficios… “También recomendamos pausas sociales”, subraya.

Si se puede, mejor un modelo híbrido

María José Frailees la directora de RRHH de Meta4. Aunque se han hechoonboardingcompletamente digitales, defiende quelo ideal es hacer un proceso híbrido en el que el primer contacto sea físico. “Con la tecnología puedes cubrir muchas partes del proceso, quizá la más plana. Pero hay que intentar que la persona que llega nueva sienta que la empresa está detrás. Que la formamos personas y que no estamos solo en una pantalla”, explica.

Por eso, se intenta que el primer día vaya a la oficina y que alguien le reciba. “Suele ser RRHH, sistemas y su propio jefe”, detalla, aunque no sea siempre posible. Pero incluso con la incorporación de su nueva directora general se ha realizado esteonboardinghíbrido. “El proceso siempre es el mismo, independientemente del puesto de la persona que llega”, aclara.

Las personas que reciben el primer día al recién llegado son los “puntos de contacto que le van a facilitar que esté en contacto con otras personas de la organización. Aunque en el portal del empleado lo tengas, no es lo mismo que verlo por Teams, sobre todo cuando no conoces la cultura y eso dificulta el trabajo”, explica.

A partir de ahí, la recomendación de esta experta es hacer cafés virtuales “en los que no se hable solo de trabajo, para guardar el toque humano”. En su caso, por ejemplo, asegura que todas las mañanas dedica al menos 15 minutos a hacer un café con su equipo. “No solo nos ponemos al día de nuestra tarea, también nos preguntamos cómo estamos. Y hay veces que, como ocurría en las reuniones presenciales,hay que dejar que todo se vuelva un caos, que todo el mundo hable a la vez”, detalla.

Empatía de personas y empresas

Daniel Pérez, director tecnología y digital de Michael Page, defiende que lo más importante para hacer un buenonboardinges la empatía de todas las partes implicadas. “Las empresas han tenido que ser más creativas para dar esa bienvenida calurosa de forma virtual, sin el contacto presencial”, detalla.

“Puede hacerse implantando más herramientas orientadas al antes de empezar el primer día (un pack de bienvenida, un email de presentación del organigrama, poniendo caras, presentación más corporativa, reforzando valores y sistemas de trabajo…). Cuando elonboardingse hacía presencial se dejaba para el día después de incorporarse. Ahora hay que dar un paso antes. Ese contenido le da confiabilidad, para que entienda el día de mañana con qué personas se va a topar”, explica.

Pérez cree que en estos tiempos es fundamental apoyarse en recursos a los que antes no se prestaba atención. “Hay que preparar muy bien el acompañamiento inicial de la primera semana, contando con las principales personas de la organización, que son los que van a poder dar más confianza y generar más enganche. Con el contacto presencial era más fácil tomarse un café. Todo eso hay que trasladarlo a lo virtual, con calendario. No se puede dejar a la naturalidad. La persona que se incorpora debe saber qué personas claves va a conocer, qué le van a explicar”.

Además, recomienda apoyarse mucho en la formación de la persona con plataformas e-learning. “Las empresas se tienen que preparar y darle valor a esteonboardingvirtual. Es su carta de presentación al profesional que se incorpora. Si no es ágil, intuitivo y de valor, los mensajes que trasladas son malos”, detalla.

Y, en esa empatía, avisa de que con lo digital se tienen muchos más recursos, pero que hay quesaber utilizarlos para no avasallar a la nueva incorporación. “Hay que combinar reuniones de contenido profesional con contenido más informal y no hacerlo todo de golpe. Hay que combinar reuniones con gente experta y gente más nueva, porque son las que están más cerca del candidato. Reuniones más informales para que los compañeros se expresen”, subraya

Por último, este experto también está convencido de que, aunque algunas cosas de losonboardingvirtuales quedarán,se volverá a un sistema mixto en el que siga habiendo un contacto personal.