Microsoft Excel: 21 funciones, trucos y consejos para exprimir al máximo la app de hojas de cálculo

Iván Ramírez

Hoy te traemos una lista con21 trucos para sacarle el partido a Microsoft Excel, la aplicación más popular para crear yabrir hojas de cálculo en formato XLS, incluida como parte de la suite deMicrosoft Office. Con Excel puedes hacer de todo, desde llevar organizar tus gastos a crear facturas, calendarios ográficas.

El artículo los vamos a orientar sobre todo a los usuariosque están empezando con Microsoft Excel, aunque es posible que quienes ya tienen unas cuantas hojas de cálculo a sus espaldas encuentren algún dato que les sea de utilidad. Como siempre decimos en Xataka Basics, si eres un experto en Excel y conoces otros trucos que merecen estar en la lista, no dudes en hacérnoslo saber en la sección de comentarios.

Seleccionar todo

Empezamos la lista con el truco más sencillo y que puede ser de mayor utilidad para quienes no lo conocen. En Excel puedes seleccionar una columna o fila al completo haciendo clic en su fila, pero también puedesseleccionar todas las columnas y filaspulsando el icono de la esquina. Si prefieres los atajos de teclado, puedes usar Control + E o Control + A, según si tienes Excel en español o en inglés.

Office en modo oscuro

Windows 10 tiene modo oscuroy también las versiones más recientes de Excel. Si vas a a los ajustes de Microsoft Excel, verás que hayvarios temas para elegir, incluyendo un tema oscuro o la posibilidad de respetar la configuración del sistema. Es decir, si Windows 10 está en modo oscuro, que Office cambie al modo oscuro.

Entra en el menúArchivoy toca enOpciones

En la pestañaGeneral, busca el apartadoTema de Office

Cambia el tema aNegro

Resalta duplicados

Con frecuencia es útillocalizar y detectar los datos duplicadosen una hoja de Excel. Hay varios modos en los que puedes hacer esto, pero la forma más fácil debuscar duplicados en Exceles usando el resaltado de celdas por condiciones, que colorea las cifras que se repiten.

Selecciona las filas o columnas que quieres analizar

Cambia a la pestañaInicio, en la cinta de Office

Haz clic enFormato condicional

Dentro del submenúReglas para resaltar celdas, eligeValores duplicados

PulsaAceptar

Los valores duplicados aparecerán en otro color

Pasa de PDF a Excel

Las hojas de Excel son generalmente archivos XLS o XLSX, pero en ocasiones te puedes topar con todo tipo de situaciones, como quete manden una tabla incluida dentro de un PDFy tengas que ingeniártelas paraimportarla en Excel. Por suerte, Excel tiene una herramienta para obtener datos desde archivos que te será útil, al menos, en algunos casos.

Crea una nueva hoja en blanco en Excel

Haz clic en la pestañaDatos

Haz clic enObtener datos

EligeDesde un archivo

Si te aparece la opción, eligeDesde un PDF. Si no,Desde el texto/CSV

Elige el documento PDF entre tus archivos

Haz doble clic sobre el nombre del archivo

Pulsa en el campo llamadoTable

Si la previsualización que se muestra es correcta, haz doble clic enTable

PulsaCerrar y cargar

Fija una columna o fila

Cuando tienes una tabla en Excel con un montón de datos, tendrás que usar el desplazamiento vertical u horizontal para verlos. Al hacerlo,pierdes visibilidad de las cabecerasque explican a qué corresponde cada columna o fila. La solución esfijar columnas o filas, para que se queden siempre visibles.

Selecciona la columna o fila que quieres fijar

Haz clic en la pestañaVista

Haz clic enInmovilizar

Elige la opción correspondiente.Inmovilizar panelesfijará todas las filas y columnas seleccionadas,Inmovilizar fila superiordejará la fila superior siempre visible eInmovilizar primera columnamantendrá la primera columna aunque te desplaces a la derecha

Combina y divide celdas

Maquetar una hoja de cálculo en Microsoft Excel supone un reto pues estás limitado a filas o columnas. Puedes cambiar sus tamaños, pero el cambio se aplica a toda la columna o fila. Un recurso muy útil escombinar celdaspara tener más flexibilidad sobre el diseño final de tu documento. Además de combinarlas, también las puedesdividir y separar.

Para combinar celdas, selecciona las celdas que quieres unir

En la pestañaInicio, haz clic enCombinar celdas, dentro deAlineación

Para dividir celdas combinadas, selecciona la celda combinada y pulsa el mismo botón

Bloquea celdas para que no se puedan editar

Cuando creas una hoja de cálculo de la que te sientes orgulloso, normalmente no pasa mucho tiempo desde que la compartes con alguien y al momento ha roto la mitad de las fórmulas. Una solución esbloquear ciertas celdaspara que no se puedan editarpor nadie más que tú (o quien tenga la contraseña).

Selecciona todas las celdas de la hoja

Haz clic en el botón con una flecha enFuente, en la pestañaInicio

Haz clic en la pestañaProteger

DesmarcaBloqueaday pulsaAceptar

Selecciona las filas que quieres proteger

Haz clic de nuevo en el botón de la flecha enFuente

En la pestañaProteger, marcaBloqueada

Toca en la pestañaRevisaren la cinta de Excel

Haz clic enProtegeryProteger Hoja

Escribe la contraseña que quieres usar y pulsaAceptar

Ordena las celdas alfabéticamente

Una cosa muy útil que puedes hacer con una tabla de datos en Microsoft Excel esordenarla alfabética o numéricamente, manteniendo la relación entre las filas o columnas. Te ahorrará más de un susto y además te facilitará filtrar e interpretar los datos. Lo mejor de todo es queordenar una tabla alfabéticamentees tan fácil como hacer dos clics.

Selecciona las celdas que quieres ordenar

Toca en la pestañaInicioen la cinta de Excel

EnEdición, toca enOrdenar y filtrary eligeOrdenar de A a ZuOrdenar de Z a A, según corresponda

Si quieres mantener la relación con las celdas adjuntas, seleccionaAmpliar la seleccióncuando te pregunte Excel

Borde diagonal en una celda

Microsoft Excel mantiene las opciones para configurar los bordes de una celda siempre visibles en la pestañaInicio, pero hay opciones avanzadas donde hay muchas más opciones. Por ejemplo, puedes añadir unborde en diagonala una celda.

Selecciona la celda

En la pestañaInicio, haz clic en la flecha en el botón deBordes

EligeMás bordes

En la previsualización, haz clic en mitad de la celda

Cambia filas por columnas

Cuando tienes una serie de datos para incorporar en una tabla, te toca elegir qué vas a poner en cada eje: si será una tabla principalmente vertical o en apaisado. Si más tarde cambias de opinión, siempre puedestransponer una tablaparacambiar las filas por columnas y vice versa.

Seleccionar todas las filas y columnas

Cópialas al portapapeles con Control + C

En una celda vacía, haz clic derecho y eligePegado especial

En el menú que se muestra, eligeTransponer

Añade una lista desplegable

Si necesitas homogeneidad en los datos de Excel, te puede ser útil quelos valores posibles para un campo estén en una lista cerrada, en lugar de permitir cualquier dato que el usuario quiera introducir. Una forma sencilla de hacerlo es creandouna lista desplegable de valores válidos para una celda.

Selecciona una celda

Haz clic en la pestañaDatos

Haz clic enValidación de datos

EligeLista

Escribe los elementos de la lista separados por una coma, sin espacios

Elimina columnas en blanco

Parte del trabajo de filtrar y navegar por los datos de una tabla es encontrar losvalores inválidos o que están en blanco. Microsoft Excel incluye una opción especial con la cual puedes buscar yseleccionar las celdas en blancode la selección actual, pudiendo así eliminarlas o cualquier otra tarea que necesites.

Selecciona el rango de filas y celdas en la que quieres buscar

En la pestañaInicio, haz clic enEdición

Haz clic enBuscar y ReemplazareIr a especial

MarcaCeldas en blancoy pulsaAceptar

Esto seleccionará las celdas. Las puedes borrar con el menúCeldas>Eliminar, en la pestañaInicio

Automatízate con macros

Manipular o crear hojas de cálculo en Microsoft Excel puede ser una tarea tremendamente repetitiva, a no ser queaproveches la potencia de las macros de Excelparagrabar y repetir acciones que usas con frecuencia. Básicamente, Excel toma nota de todo lo que haces mientras grabas la macro y lo repetirá cuando la ejecutes.

Toca en la pestañaVista

Haz clic enMacros

EligeGrabar macro

Escribe un nombre y un atajo para tu macro

PulsaAceptar

Haz las acciones en Excel que quieres que se graben en la macro

Cuando termines, usa el botónDetener macro, en el apartadoMacros

Usa el atajo de teclado cada vez que quieras reproducir tu macro

Activa el autoguardado

Las versiones más recientes de Microsoft Excel mantienen el botón deguardado automáticobien visible: está literalmente en la barra superior de la aplicación, en la parte superior izquierda. Este guardado automático te asegura que todo lo que haces queda registrado y a salvo, aunque el PC se apague de forma súbita. Para funcionar, sube tu documento a tu nube deOneDrive.

Pulsa el botón de autoguardado en la barra superior de Excel

Elige tu cuenta de OneDrive

Ponle un nombre a tu documento

Protege un documento con contraseña

Si necesitas asegurarte de que un documento de Microsoft Excel no caerá en malas manos, la forma más fiable que tienes escifrarlo con contraseña. Aunque alguien adquiera el documento, no lo podrá abrir a no ser que conozca la contraseña.

Abre el menúArchivo

Entra enInformación

Haz clic enProteger libroy eligeCifrar con contraseña

Escribe la contraseña que quieres usar

Escribe de nuevo la contraseña para confirmar

Números que empiezan por cero

A veces Microsoft Excel se pasa de listo. Por ejemplo, cuando intentas escribir un número que empieza por cero por cualquier motivo, como por ejemplo que sea un número de teléfono donde se deba marcar dicho cero. Al escribirun número que empieza por cero, Excel omite el cero, pero es posible hacer que lo mantenga

Personaliza los atajos rápidos

Las versiones más recientes de Microsoft Excel tienen una serie deatajos rápidos en la barra superioren la forma de iconos. Estos son de fábrica el guardado automático, guardar, deshacer y rehacer, pero puedes cambiarlos haciendo clic en el icono de la flecha y marcando o desmarcando a tu antojo.

Haz clic en la flecha hacia abajo en la barra superior de Excel

Marca los elementos que quieras incluir como atajos rápidos

Desmarca aquellos que quieras ocultar

Corrección automática de texto

Abre el menúArchivo

Haz clic enOpcionesy luego entra enRevisión

PulsaOpciones de Autocorrección

Añade el texto que quieres reemplazar enReemplazar(por ejemplo XTK) y el texto que se usará, enCon(por ejemplo, Xataka).

PulsaAceptar

Las fórmulas más importantes

Microsoft Exceltiene más de 400 fórmulas en total, aunque en el día a día hay algunas que aparecen con mucha más frecuencia que otras. Estas son algunas de lasfórmulas esenciales de Excelque te pueden ser de más útilidad al crear una hoja de cálculo.

SUMA. Esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo:=SUMA(A1:A50)

PROMEDIO. Esta fórmula devuelve promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Ejemplo:=PROMEDIO (A2:B2)

MAX y MIN. Esta fórmula te devuelve el mayor valor o el menor valor del conjunto que le pases como parámetro. Ejemplo:=MAX(A2:C8)/=MIN(A2,B4,C3,29)

SI.ERROR. Sirve para devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error, como al aparecer divisiones por cero. Ejemplo:=SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),“Ha habido un error”)

SI. Devuelve un valor distinto según si se cumple una condición o no. Ejemplo:=SI(B2=“Madrid”,“España”,“Otro país”)

CONTARA. Esta fórmula sirve para contar cuántos valores hay en la selección que le pases, ignorando solo las celdas que estén vacías. Ejemplo:=CONTARA(A:A)

CONTAR.SI. Parecida a la anterior, pero cuenta los valores siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos que le indiques como parámetro. Ejemplo:=CONTAR.SI(C2:C, “Pepe”)

ALEATORIO.ENTRE. Devuelve un número aleatorio entre los dos números que le pases como parámetros. Ejemplo:=ALEATORIO.ENTRE (1,10)

DIAS. Te dice cuántos días hay entre las dos fechas que le pases como parámetros. Ejemplo:=DIAS (“2/2/2018”, B2)

AHORA. Genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan. Ejemplo:=AHORA()

HIPERVINCULO. Te permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado. Ejemplo:=HIPERVINCULO ( “http://www.google.com”, “Visita Google”)

REEMPLAZAR. Con esta fórmula puedes insertar o reemplazar parte de un texto, en una posición concreta. Ejemplo:=REEMPLAZAR ( “Feliz Navidad”, 6, 8, " Hanukkah")

CONCATENAR. Devuelve como resultado la unión de los valores de las celdas que le pases como parámetro. Ejemplo:=CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)

ESPACIOS. Elimina los espacios adicionales que haya en el texto que le pases como parámetro. Ejemplo:=ESPACIOS ( F3 )

ENCONTRAR. Te devuelve la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro, o un error si no se encuentra el texto. Ejemplo:=ENCONTRAR ( “aguja”, “pajar” )

Plantillas para todo

Empezar un documento de Excel con una pantalla en blanco puede resultar intimidante. Por suerte, Microsoft Excel tiene infinidad deplantillas para organizarlo todo, y sin ir muy lejos.Estas plantillas de Excelson accesibles directamente desde la aplicación.

Ve al menúArchivo

Haz clic enNuevo

Verás las plantilla en la parte inferior

Puedes usar el buscador o navegar por las categorías para ver más resultados

Atajos de teclado

Una forma de aumentar tu productividad con Microsoft Excel es aprovechar sus numerososatajos de teclado. Son más de150 atajos en totalcon los que puedes hacer prácticamente de todo. Además, pulsando la teclaAltde tu teclado verás que se resalta cada opción con una letra para que puedas virtualmente pulsar cualquier botón sin mover el ratón.