Microsoft OneNote: 33 trucos y funciones para aprovechar al máximo esta versátil aplicación
Yúbal Fernández
Hoy te traemos33 trucos y funciones de OneNote, la completa herramientas de notas de Microsoft. Con estos consejos, esperamos conseguir que le puedas sacar el máximo provecho a una herramienta que es muchísimo más completa de lo que parece, y que es capaz de ofrecerte múltiples posibilidades para adaptarse a diferentes escenarios de uso.
Como siempre, vamos a centrarnos sobre todo en esos usuarios que nunca han utilizado la aplicación. Por eso, vamos a incluir todas las principales funciones con las que intentar sacarle el máximo provecho, mencionando también algunos trucos con los que darle ese pequeño toque personal a tus proyectos.Vamos a centrarnos sobre todo en la versión de escritorio, que es de lejos la más completa de todo. Sin embargo, tus notas también serán accesibles desde la app móvil.
Y como siempre decimos en Xataka Basics, si eres un usuario experto en OneNote y quieres aportar tu experiencia con algún truco que nos hayamos dejado, te invitamos a quelo compartas con todos nosotros en la sección de comentarios. Así, los usuarios que vengan al artículo para aprender a utilizar y exprimir OneNote también se podrán nutrir de los conocimientos colaborativos de nuestra comunidad xatakera.
1. Organízate con blocs de notas, secciones y páginas
Antes de entrar en funciones más avanzadas y en trucos, vamos a empezar por lo básico que debe saber cualquier usuario de OneNote. Y es quela herramienta te permite organizar tus notas de varias maneras. Para empezar, puedes tener varios blocs de notas diferentes en los que ir organizándolas todas.
Dentro de cada bloc de notas puedes crear diferentes secciones, que son como varias pestañas en las que ir organizando el contenido. Y dentro de cada una de estas pestañas, puedes crear tantas páginas como quieras. Las maneras de organizarte son muchas, y luegoeres tú quien debe decidir cómo utilizarlaspara adaptar la herramienta a tus necesidades. Puede ser un bloc de notas sencillo con sólo una página donde ir anotándolo todo, o ser un entramado más organizado y complejo.
2. Pon las pestañas de página a la izquierda
Por ejemplo, las pestañas que te dan acceso a las diferentes páginas que tengas dentro de una sección estarán colocadas en la parte derecha de la pantalla. Pero si por alguna razónquieres que las pestañas estén a la izquierda, esto es algo que podrás cambiar en las opciones.
3. Combina dos secciones en una
Las secciones son las pestañas que tienes arriba dentro de cada bloc, y cada sección tiene varias páginas. Pues bien, en el caso de que hayas estado trabajando en dos secciones diferentes con contenido similar,OneNote te permite combinar seccionespara unirlas en una sola.
4. Crea un grupo de secciones
Y así como los navegadores te permiten tenergrupos de pestañas, OneNote también te permite crear grupos de secciones. Para crearlos tienes que hacer de nuevo click derecho sobre una de las secciones, y en el menú emergente elegir la opción de crear un nuevo grupo de secciones.
Una vez hayas creado los grupos de secciones, el funcionamiento está bastante simplificado. Cuando estés en uno de los grupos, no podrás ver las secciones creadas en otros. Tendrás que ir pulsando en los diferentes grupos que tengas creados para ver y editar las secciones que hay en cada uno.
5. Protege, colorea y comparte tus secciones
Tampoco quiero hacer un punto por cada opción que tienes para las secciones, o sea que el resto las vamos a resumir un poco. Cuando haces click derecho sobre la barra de opciones, también vas a poder realizar otras operaciones como cambiarles el nombre,cambiarles el color a sus pestañas, exportarlas, moverlas o copiarlas a otro sitio.
Además, también vas a poder copiar un vínculo a una sección para poder compartirla a través de Internet. Y tienes otra opción con la que puedes proteger con una contraseña la sección que tengas seleccionada, en el caso de que incluso dentro de tu mismo ordenador quieras tener su contenido protegido. En los blocs de notas y las páginas también puedes copiar su vínculo.
6. Crea tus proyectos (y blocs) compartidos
Como ya estás viendo, OneNote es una herramienta bastante versátil que puedes utilizar para muchas cosas. También para trabajar en equipo, pudiendocompartir directamente todo tu bloc de notaspara crear contenido de forma colaborativa. Piénsalo, crear un bloc para trabajar en equipo, el cuál puede estar aparte del otro bloc de notas que uses para tus archivos personales.
7. Organiza tu contenido en fragmentos de texto
OneNote es una herramienta muy versátil y llena de posibilidades, y a quienes estamos acostumbrados a cosas más fáciles esto nos puede causar problemas o un poco de confusión al principio. Por ejemplo a la hora de escribir, ya quepuedes escribir en diferentes zonas de una páginacon sólo ir haciendo click en ellas.
Cuando hagas click en una zona, se creará una especie de cuadro de texto y escribirás encima. Este cuadro lo puedes ampliar o darle la forma que quieras, dependiendo de si quieres que el texto ocupe toda la página o irrepartiendo pequeños fragmentos en diferentes partesa modo de mapa conceptual. Además,también podrás mover estos fragmentos de textouna vez los hayas escrito para ir dándoles el orden que quieras.
8. Utiliza las herramientas de formato para el texto
Una de las ventajas de OneNote es que se nutre de parte de las opciones de edición de texto que puedes encontrarte en otras aplicaciones de Microsoft. Por eso, aunque a la hora de escribir el texto pueda parecer un poco caótico hacerlo en diferentes cuadros, cada uno de estos cuadros te ofrecenopciones para editar el textoque ya estamos acostumbrados a ver en Word.
Están todas las opciones principales, desde el tipo de fuente hasta el tamaño o el color de la letra. También puedes elegir entre negrita, cursiva o subrayado, y están las opciones de hacer listas numéricas o por puntos. Además,en el menú deIniciotambién tienes diferentes estiloscomo títulos, citas, etcétera.
9. Cambia el color de la página
Un pequeño tip es quepuedes cambiar el color de fondo de la páginasobre la que estás escribiendo. Esto puede ser útil si no tienes suficiente con cambiar el color de las secciones o las páginas para organizarte. Lo único que tienes que hacer es pulsar en el menú deVista, y en la cinta de opciones pulsar sobreColor de páginapara que se muestren los colores disponibles.
10. Utiliza tags en las notas para ordenar tus páginas
Y si eres un fanático del orden, te gustará saber quepuedes ponerle a tus documentos diferentes tipos de etiquetas o tags. Así, aunque tengas los documentos repartidos en diferentes blocs, secciones o páginas, podrás encontrarlos rápidamente utilizando la función de buscar etiquetas. Tienes desde etiquetas como tareas pendientes o importantes hasta otras para números de teléfono, proyectos, contraseñas o etiquetas personalizadas.
11. Etiqueta solo cuadros de texto en una página
Las etiquetas pueden ser útiles, pero más útil todavía es saber quepuedes etiquetar fragmentos de textosdentro de tus libretas. Así, si por ejemplo tienes un número de teléfono en un documento, no tienes que etiquetar todo el documento como tal sino solo el número. De esta manera, luego al buscar por etiquetas, podrás encontrar sólo la del número de teléfono o cualquier otro fragmento que hayas etiquetado aparte.
Ya sabes que el texto en OneNote se organiza en los diferentes cuadros que creas haciendo click en zonas de la pantalla. Pues lo único que tienes que hacer esclick derecho en la barra de uno de estos cuadros de texto. En el menú emergente que te aparecerá verás la opción de etiquetas, y al pulsarla se desplegarán todas las que puedes aplicar.
12. Dibuja o escribe a mano en un a página
En OneNote, tienesuna pestaña llamadaDibujaren la parte superior. Esto te va a permitir poner flechas y otros dibujos rectos y figuras geométricas predeterminadas dentro de tus notas. También tienes una función para dibujar y subrayar, que puedes utilizar para tomar notas a mano en el caso de que estés utilizando la aplicación en un portátil con pantalla táctil.
Esto le abre la puerta a algunas alternativas muy interesantessi combinas la opción de dibujar con los cuadros de texto. Te permitirá, por ejemplo, repartir ideas o conceptos en una página y luego unirlas con flechas para hacer tus propios gráficos o esquemas. También puedes poner gráficos que completar a mano dibujando sobre ellos.
13. OneNote tiene una calculadora integrada
Aquí tienes otro pequeño truquito que puede ser cómodo, y es queOneNote integra su propio sistema de calculadora. Más que una calculadora en sí, se limita a dar los resultados de una operación matemática que hayas escrito. Pero esto sirve, por ejemplo, para escribir aparte una operación que necesites saber y luego borrar el cuadro de este texto cuando tengas el resultado sin tener que abrir la calculadora de Windows.
Lo único que tienes que hacer es crear un nuevo cuadro y escribir la operación matemática que quieras.Cuando después del símbolo = pulses en la tecla de espaciode tu teclado, automáticamente se generará el resultado al final. Si no pulsas espacio, pues se quedará la operación escrita sin resultado en el caso de que sea esto lo que quieras.
14. Inserta tablas u hojas de cálculo
OneNote también te sirve para crear páginas con tablas. Aquí tienes dos opciones, la de simplemente crear tablas nativas o la decrear una hoja de cálculo de Excel dentro de OneNote, quedándose esta como un archivo adjunto que puedes descargar si quieres o editar directamente desde la página donde la has puesto.
Tú mismo eres quien debe decidir qué tipo de tabla quiere utilizar según sus necesidades. En ambos casos, debes pulsar sobre la pestaña deInsertar, y en ellapulsar sobre el botón deTabla. Al hacerlo se te desplegará una pestaña de insertar tabla en la que puedes definir las filas y columnas para la creación rápida, habiendo debajo dos opciones para insertar una tabla eligiendo más detenidamente sus características o crear una hoja de Excel.
15. Utiliza renglones para el texto
Y si lo que quieres no es poder escribir caóticamente en cualquier sitio, sino tener un sentido de las líneas, OneNote te permite activar renglones. Este aspecto no es pura estética, ya que pinches donde pinches para escribir un nuevo texto verás quesiempre estará alineado con el renglóncorrespondiente.
16. Haz que OneNote se acople al escritorio
Si no quieres tener que ir abriendo y minimizando la aplicación cuando estás utilizándola activamente mientras haces otras cosas, OneNote te dala opción de acoplarse al escritorio. Lo hará quedándose pegada en la parte derecha de la pantalla en una pequeña columna que no moleste mucho, y el resto de apps dejarán siempre visible la aplicación.
17. Saca partido de las plantillas
OneNote tiene su propio sistema de plantillas, y lo puedes utilizar desde para tener páginas con bordes decorados hasta para tenerlas con una composición pensada para los documentos de reuniones u otras tareas como tener las notas para una charla. Además, también vas a poder guardar páginas que tengas hechas como plantillas.
18. Obtén el texto de las imágenes
Cuando pegas alguna imagen dentro de tu bloc de notas,OneNote te ofrecerá la posibilidad de copiar sólo el texto que haya en la imagen. De esta manera, podrás extraer fácilmente el texto que haya en imágenes, como por ejemplo en fotografías de documentos, y luego podrás pegar esos textos en otras notas u aplicaciones.
Lo único que tienes que hacer es insertar una imagen. Luego, haz click derecho sobre ella, y en el menú emergentepulsa sobre la opción deCopiar texto de la imagen. Aquí, debes saber que el texto escrito a mano como el de la captura no suele ser reconocido demasiado bien, pero para fotos de documentos escritos a ordenador funciona bastante mejor.
19. Integra una lista de tareas con Outlook
Si eres usuario de todo el ecosistema de aplicaciones de Microsoft, también te gustará saber que puedesintegrar tus tareas de OneNote dentro de la tarea de Outlook. Así, tendrás una lista de tareas que puedes utilizar desde cualquiera de las dos aplicaciones dependiendo de cuál tengas más a mano en cada momento.
20. Adjunta archivos o inserta su contenido
OneNote no sólo te permite escribir cosas y organizar tus notas a tu manera,también se integra con los archivos compatibles con la familia Office. De esta manera, si tienes algo apuntado a Word puedes incluirlo dentro de una nota, ya sea con el archivo adjunto o directamente con su contenido.
Lo único que tienes que hacer esarrastrar el archivo desde tu ordenador a dentro de la aplicación. El arrastrar y soltar de toda la vida. Al hacerlo, se te darán dos opciones, pudiendo simplemente adjuntar el archivo oelegirInsertar copia impresapara añadir el contenidoque hay dentro del archivo dentro de tu nota.
21. Edita el contenido de un archivo que tengas adjunto
Otro pequeño tip rápido es quecon hacer doble click sobre un archivo adjunto ya puedes editarlo. Vamos, que no hace falta que lo descargues, lo edites y luego lo vuelvas a subir, el proceso puede ser bastante más básico, e incluso se te permitirá elegir con qué aplicación quieres editarlo.
22. Los post-it de Windows 10 están en OneNote
Windows 10 tiene una sección de post-its que puedes pegar en el escritorio para tomar notas rápidas de lo que quieras. Pueden ser útiles y más rápidos de utilizar que OneNote, pudiendo tener una herramienta para notas rápidas en el PC y la otra para notas más complejas. Pero tener que usar dos apps diferentes no siempre es buena idea en el móvil.
Afortunadamente,la versión móvil y la web de OneNote integran las notas rápidasde Windows, las Sticky Notes. La versión web está separada aunque use la misma base interna de datos, y la encuentras enOnenote.com/stickynotes. Pero la versión móvil de OneNote tiene en la parte inferior una pestaña para acceder directamente a estas notas. No puede ser más cómodo.
23. Traduce textos o revisa la ortografía
OneNote integra algunas de las herramientas de Word para permitir que tus textos estén bien escritos.Están dentro del menú deRevisar, siendo las más destacadas las opciones de traducir un cuadro de texto al idioma que quieras o elegir el idioma en el que quieres que se realicen las correcciones ortográficas. También puedes buscar sinónimos o referencias en libros.
24. Configura tu propia autocorrección
La autocorrección no sólo sirve para evitar errores comunes o escribir fácilmente símbolos algo más complejos. Puedes añadir nuevas autocorrecciones parapoder escribir mucho con una combinación de letras más corta. Por ejemplo, escribirporquecuando escribaspq, o subir de nivel escribiendo frases complejas con un atajo único.
25. Personaliza tus cintas de opciones
Cuando pulsas en uno de los botones de menú que hay arriba del todo, te aparece una cinta con las opciones específicas de ese menú. Por lo general, Microsoft te pone aquí las opciones más comunes, pero si quierespuedes editar esta cinta de opcionespara quitar o añadir nuevas opciones que aparezcan cada vez que la despliegues.
Lo único que tienes que hacer esclick derecho en cualquier parte de una de las cintas de opciones. Te aparecerá un pequeño menú emergente, donde debes pulsar en la opción dePersonalizar la cinta de opciones. Esto te abrirá una nueva ventana con TODAS las opciones para que añadas las que quieras.
26. Envía el contenido de una página por correo
OneNote se integra con Outlook, de manera que vas a poder enviar el contenido exacto de una página por correo electrónico. Este contenido se ve tal cual está en la página, o sea que si el texto está esparcido por diferentes zonas o hay flechas y demás, todo esto saldrá tal cual en el correo que vas a enviar.
Lo único que vas a tener que hacer es pulsar sobre las opciones de inicio, y en la cinta que te aparece pulsar enCorreo electrónicoyelegir la opción deEnviar página por correo electrónico. Automáticamente se abrirá Outlook con un correo en el que aparece el contenido de tu página. Si quieres cambiar la firma que viene adjunta, para eso tendrás que ir luego al menú de opciones de OneNote.
27. Envía tus PDF o documentos de Word a OneNote
Si estás leyendo un PDF en Edge o escribiendo un documento en Word, puedes exportarlos fácilmente.Podrás enviarlos desde el menú de imprimir, eligiendo como OneNote en la sección de elegir impresora. Una vez elegido OneNote, pulsa enImprimire iniciarás el proceso para enviar el documento.
Cuando pulses en el botón de imprimir OneNote abrirá una pantalla. En ella, tendrás queseleccionar dónde quieres importar el documentode texto o el PDF. Podrás elegir la página que quieras, navegando en tus blocs de notas y en las secciones que tengas en cada uno de ellos.
28. Inserta tus fotos, fotos online, o capturas de pantalla
Una imagen vale más que mil palabras, y a OneNote no le faltan opciones para agregar imágenes. Tienes tres opciones diferentes, pudiendoinsertar fotos desde tu PC o desde alguna ubicación online, e incluso pudiendo sacar una captura de pantalla e insertarla directamente en tu página. Aquí, todo dependerá de lo que quieras conseguir.
29. Inserta grabaciones de audio o vídeo
Hay veces que hay algunas notas que estás tomando en las que un audio o un vídeo explicativo te ahorran mucha escritura. Por eso, OneNotete permite insertar tus propias grabacioneshechas al momento dentro de un documento. Pueden ser simples narraciones hechas con un micrófono o grabaciones de vídeo hechas con tu webcam
30. También puedes insertar vídeos online
Y si no te apetece grabar tú un vídeo, sino trabajar a partir de algún otro que haya en la nube o en alguna plataforma de streaming, esto también es algo que puedes hacer. Es prácticamente igual, desde el menú deInsertar, sólo queeligiendo la opción deVídeo en línea. Se abrirá un cuadro donde debes escribir la URL donde está el vídeo para que luego quede insertado.
31. Toma capturas desde una página web
Imágenes vídeos… la cosa no queda aquí, porque OneNotetambién tiene una extensión para capturar páginas web. Lo vas a poder hacer mediante la extensiónOneNote Web Clipper, que está disponiblepara Chrome,para Edgeypara Firefox. Sólo tienes que instalar la extensión e iniciar sesión en ella con tu cuenta de Microsoft.
Te va a permitir recortar toda una web o sólo una parte de ella para enviarla después a OneNote y revisarla más tarde. También puedes recortar imágenes, archivos PDF, vídeos o marcadores visuales de las páginas. Luego,podrás acceder a este contenido desde cualquier dispositivoen el que tengas instalada la herramienta de Microsoft.
32. Aprovecha el ecosistema de apps de Microsoft
Los ecosistemas de las empresas de servicios están para aprovecharlo, y aunque no seas suscriptor deOffice 365con sus funciones online, hayotras aplicaciones de Microsoft que también te dejarán exportar contenido a OneNote. Un buen ejemplo es el escáner para móviles deOffice Lens, una genial herramienta que, tras digitalizar un documento con la cámara del móvil, te permite enviarlo a OneNote.
33. Revisa las diferentes versiones de un texto
Y para terminar, si te has arrepentido de algo que has escrito y borrado en un texto,en el menú deHistorialpuedes ver las diferentes versiones de una misma página. Tienes dos maneras de proceder, pulsar en el botón deEdiciones recienteso directamente darle a la opción deVersiones de página, dependiendo de si quieres ver los cambios en la página o su contenido.
Si en la columna de la derecha haces click derecho sobre el nombre de una página, en el menú emergentetambién tendrás la opción de ver su historial de versiones. Cuando elijas una opción de estas, te aparecerá una columna con el contenido en el que ha habido cambios. En el menú historial también puedes buscar sólo los cambios realizados por determinado autor en los textos compartidos.
