Microsoft Teams: qué es y cómo crear gratis tu primer equipo

Yúbal Fernández

Vamos a explicartequé es Microsoft Teams y cómo empezar a dar los primeros pasos gratiscreando desde cero tu primer equipo con la herramienta de Microsoft. Se trata de una herramienta de productividad de equipos, muy similar a otras como Slack, y que está abierta para suscriptores deMicrosoft 365o cualquier usuario con una cuenta Outlook o Hotmail.

Vamos a empezar explicándote el concepto de esta herramienta y algunas de sus características principales. Después, pasaremos a contarte paso a paso cómo crear desde cero tu primer equipo en Microsoft Teams, y luego ya dependerá de ti empezar a darle forma creando canales e invitando a otros participantes.

Qué es Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta orientada a la productividad grupal creada por Microsoft. Se trata de una plataforma unificada de comunicación y colaboración, donde te puedes crear un chat con distintos canales para organizar tus equipos y la posibilidad de mandar mensajes privados entre trabajadores, lo puedes combinar con un sistema de reuniones en vídeo o almacenamiento de archivos.

Esta plataformase integra con tu cuenta de Microsoft 365 y sus aplicaciones, de manera que desde ella puedes ir abriendo todas las herramientas ofimáticas y utilizarlas sólo o de forma grupal con tus compañeros de trabajo. Los equipos de trabajo lo tienen todo a la mano en las diferentes “Pestañas” de Microsoft Teams, desde las que pueden integrar varios servicios en la nube y gestionar diferentes equipos.

En cuanto a la función de los chats, no sólo tendrás canales y posibilidad de escribir mensajes privados para comunicarte y organizarte sin levantarte de la mesa. También ofrece una interfaz moderna, y la posibilidad de hacer reuniones y videollamadas. También puedes hacer búsquedas en todo lo que se ha hablado para recordar cosas que se hayan dicho, y10 GB de almacenamiento de archivos para tu equipoy 2 GB de almacenamiento personal para los usuarios.

Ofrece la posibilidad de gestionar equipos de hasta 500.000 usuarios, compartir pantalla con los demás cuando estás en reuniones, tanto de todo tu ordenador como de aplicaciones específicas. En las videollamadas también se difumina el fondo, también podrás añadir a invitados a tus grupos para colaboraciones esporádicas. Podrás crear documentos colaborativos, intercambiar archivos e integrar más de 250 aplicaciones y servicios compatibles.

Por lo tanto, lo que tienes es una alternativa aotras herramientas de gestión de equiposcomo Slack o Facebook Workplace. Y como casi todas las herramientas de este ámbito,también tiene versiones móvilespara que puedas trabajar, reunirte o hacer gestiones desde cualquier sitio.

Teams fue creado durante un hackathon interno en la compañía, yfue anunciado en 2017. Un año después,Microsoft lanzó una versión gratuita, y tras el auge de esta herramientadurante la crisis del COVID-19, Microsoftanuncióuna versión para familias y grupos de amigos. Por lo tanto, ya no sólo podrás utilizarlo en el ámbito profesional, sino también para planificar reuniones con familia o amigos, establecer eventos importantes con su localización, y utilizar su chat interno.

Cómo empezar a usarlo gratis

La versión para amigos y familiares de Microsoft Teams todavía no ha sido lanzado, aunque puedes dejar tu correo electrónicoen esta webpara que te avisen. Para utilizar Microsoft Team, tienes que ir aesta página webeiniciar sesión con tu cuenta de Microsoft 365 o pulsar enSuscribirse gratispara utilizar su versión gratuita.

A continuación,escribe tu correo electrónicopara utilizarlo como base para crear tu ecosistema de Microsoft Teams. Simplemente escribe el correo y pulsa en el botónSiguiente.

En este próximo paso,podrás decidir para qué quieres utilizar Microsoft Teams. Tienes que elegir entre el ámbito profesional o el educativo, ya que hasta que no esté activado el modo para familias, si le dices que quieres usarlo para familiares o amigos te llevará a Skype.

Irás a otra página en la que tienes que escribir tu nombre y apellidos, y luegoponer el nombre de la empresa o centro educativo para el que quieras creartu grupo de Microsoft Teams. Una vez lo hagas, simplemente pulsa ne el botónConfigurar Teamsque se habrá activado abajo.

Ahora, irás a una pantalla en la quetienes que elegir la aplicación que quieres utilizarpara empezar a configurar Microsoft Teams. Lo más rápido, espulsar enUsar la aplicación web en su lugarpara poder hacer estos primeros cambios directamente desde el navegador.

Ahora, te aparecerá una página de carga mientras Microsoft configura tu equipo. Tras unos segundos,entrarás directamente a tu nuevo grupo de Microsoft Teams, que ya habrá sido creado para ti. Aquí, en primer lugar se te mostrará una pantalla con un enlace mediante el que puedes decirle a otros usuarios que se unan al grupo.

Por defecto, el equipo estará vacío y sólo habrá creado un único canal llamadoGeneral. Tendrás enlaces rápidos para agregar personas y crear canales, perosi pulsas en el botón de tres puntos del nombre de tu equipoverás también estas y otras muchas opciones para empezar.

A la izquierda verás una columna con las aplicaciones, que son la de chat, los equipos, llamadas y,si pulsas en el icono de tres puntosverás la lista con el resto de aplicaciones, tanto las básicas y nativas como las de Microsoft o terceros que puedes incorporar. También tienes un botónMás aplicacionesque te lleva a la lista de otras aplicaciones que puedes instalar y añadir.

Por último, también has de saber quelas aplicaciones ancladas en la barra de la izquierda son personalizables. Si haces click derecho sobre ellas tendrás una opción de desanclar, y si lo haces sobre las que aparecen en el menú que sale con el botón de tres puntos, podrás anclarlas o desinstalarlas de Teams.